Clubreglement

De geserveerde whisky is als studiemateriaal te beschouwen en een tasting mag in geen opzicht als een op consumptie gerichte drankgelegenheid beschouwd worden. Ieder lid is zich bewust van de aanwezigheid van alcohol en zijn effecten en neemt zijn eigen verantwoordelijkheid door gematigd te proeven van de ter studie voorgestelde whisky of andere spirits in functie van eigen fysieke mogelijkheden. Ieder lid verklaart zich bewust te zijn van het verbod op rijden onder invloed van alcohol en handelt als dusdanig of beter nog door het voorzien van een BOB. Wij herinneren onze leden aan het feit dat openbare dronkenschap strafbaar is volgens de besluitwet van 14 november 1939 betreffende de beteugeling op dronkenschap.

Wij wensen ook duidelijk te stellen dat de club, noch haar leden op geen enkele manier aanspraak kan maken op een verzekering omwille van het feit dat geen enkele verzekeringsmaatschappij schade dekt in geval van intoxicatie.
Als club zijn we niet verzekerd voor ongevallen en schade aan leden, materiaal van leden of veroorzaakt door leden aan derden, of aan het materiaal van derden.
Met andere woorden: ieder lid is 100% zelf verantwoordelijk voor zijn daden. Noch de club, noch het bestuur, noch andere leden kunnen aansprakelijk gesteld worden. Iedere deelname aan een activiteit is op eigen risico.

Ieder lid verklaart zich hiermee akkoord door het onderschrijven van dit reglement. Ieder niet-lid dat inschrijft op een clubactiviteit verklaart zich hiermee akkoord door het inschrijven op een clubactiviteit waarbij er verwezen wordt naar dit reglement op de clubwebsite.

.

Ieder lid draagt dus steeds zelf de verantwoordelijkheid over zijn daden als individueel persoon. Door het ondertekenen van dit reglement verklaart ieder lid ook dat het bestuur enkel aansprakelijk is voor het effectief presteren van de geafficheerde tasting of activiteit. Het vervoer van en naar, en gebeurlijke ongevallen op eender welke activiteit, valt buiten de verantwoordelijkheid van de vereniging en haar bestuur. Indien leden van de club elkaar buiten de officiële activiteiten ontmoeten is dit los van de club en zal dit als dusdanig beschouwd worden. De club moedigt dit aan, maar ook hier adviseert het bestuur een verstandig en verantwoord gedrag.

Het bestuur bestaat uit 5 tot 7 personen die onderling de volgende functies verdelen: voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester, secretaris, verantwoordelijke catering, stockbeheerder en communicatieverantwoordelijke. Er dient steeds naar gestreefd te worden dat ieder bestuurslid een significant deel van het te verrichten werk voor zijn rekening neemt en zijn verantwoordelijkheden terdege ter harte neemt.
Wanneer er vacante posities zijn in het bestuur en nood aan extra mankracht, kan het bestuur beslissen om aan iemand van de actieve leden van de club te vragen of hij/zij het bestuur wenst te vervoegen.

Bestuurlijke beslissingen kunnen enkel genomen worden op een bestuursvergadering waar meer dan de helft van het bestuur aanwezig is en die tussen twee activiteiten gepland wordt. Voorstellen worden aanvaard mits een meerderheidsgoedkeuring van de aanwezigen.

Het bestuur heeft als doel het organiseren van activiteiten die kaderen in het clubdoel en de effectieve uitvoering van deze. Er zijn voor de bestuursleden geen vergoedingen, noch voordelen van enige aard anders dan deze voor de leden. Naar verantwoordelijkheid toe staan de bestuursleden op dezelfde lijn als de leden en dragen zij enkel de verantwoordelijkheid voor zijn/haar eigen daden.

Voortzettingsbeding: Noch de vrijwillige of onvrijwillige terugtrekking of uitsluiting van één van de bestuursleden zal de ontbinding van de vereniging tot gevolg hebben. De vereniging zal blijven bestaan zolang er tenminste twee bestuursleden zijn. De bestuursleden die de vereniging voortzetten, zullen de belangen van het uittredend bestuurslid overnemen en kunnen alle handelingen stellen die nodig zijn om de continuïteit van de vereniging te garanderen en mogen de naam “The Finest Notes” verder gebruiken.

Een lid mag zich als lid beschouwen mits het hebben van de leeftijd van 18 jaar op moment van inschrijving, het tijdig mailen van persoonlijke gegevens (naam, geboortedatum, adres en gsm nummer en eventuele voedselallergieën), het ondertekenen van het clubreglement, de betaling van het lidgeld en de aanvaarding door het bestuur. Door zijn lidmaatschap en ondertekening van het reglement aanvaardt het lid het reglement in zijn geheel en ontslaat hij de vereniging en het bestuur van elke aansprakelijkheid uit welke hoofde ook.

Met zijn lidmaatschap geeft ieder lid ook zijn engagement te kennen tot het bijdragen aan een goede clubgeest.
Onzedelijk gedrag of het overtreden van de Belgische wet kan tot schrapping van het lidmaatschap leiden.
Het bestuur kan steeds een maximumaantal leden bepalen of stellen dat gedurende een periode geen nieuwe leden kunnen worden opgenomen. Momenteel is het maximale aantal leden vastgelegd op 50. Er is een lijst met aspirant-leden bij de voorzitter gekend. Deze lijst werkt puur chronologisch in functie van het moment van aanmelding.
Om personen op deze lijst de kans te geven om een actief lid te worden, zal het bestuur leden die tijdens het afgelopen werkjaar geen enkele clubactiviteit hebben bijgewoond, niet toestaan hun lidmaatschap te vernieuwen tenzij hiervoor een uitzonderlijke reden aangedragen wordt. Deze leden mogen zich wel opnieuw op de hogervermelde wachtlijst laten plaatsen.

GDPR, portrecht en privacy:

De informatie die de club van haar leden bewaart, is beperkt tot de volgende persoonlijke gegevens: naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, datum van eerste lidmaatschap, eventuele voedselallergieën, en alle aanwezigheden tijdens het huidige en eventuele voorgaande werkjaren.
Deze persoonlijke gegevens worden door de club bewaard in een enkel voor de bestuursleden toegankelijke, op OneDrive gedeelde folder. De bijgehouden gegevens worden ENKEL gebruikt voor communicatie rond clubactiviteiten en administratie daaromtrent. Onder geen enkele voorwaarde worden deze gegevens gedeeld met derden. Leden kunnen, mits hun toestemming, aan de sociale mediaplatforms van “The Finest Notes” worden gevoegd en deelnemen aan eventueel verbonden groepsgesprekken. Tenzij uitdrukkelijk aangegeven voor de tasting of evenement door de leden, mogen foto’s, genomen tijdens tastings of evenementen geplaatst worden op de website en sociale media.

naar boven

Het lidmaatschap is steeds geldig voor 1 jaar van 1 januari tot en met 31 december van datzelfde jaar. Het lidgeld wordt door het bestuur bepaald in functie van de te verwachten werkingskosten. Het bedrag van het lidgeld wordt steeds begin december van de maand voorafgaande aan het betreffende jaar bekend gemaakt. Vanaf 1 december tot 31 december loopt de inschrijfperiode. Indien er plaatsen vacant zijn kan men ook lid worden in de loop van het jaar. Vanaf 31/08 bedraagt het lidgeld voor de rest van dat jaar de helft van het lidgeld van een heel jaar.
Aan uittredende leden wordt beleefd gevraagd zich zo spoedig mogelijk bekend te maken om zo aspirant leden tijdig te kunnen informeren. Indien leden van het afgelopen jaar hun lidmaatschap niet verlengen door het nodige te doen (het tijdig storten van het lidgeld) zal na het verstrijken van de inschrijfperiode hun plaats vacant zijn voor aspirant-leden.

De prijs van tastings en andere activiteiten voor leden en niet-leden wordt bepaald door het bestuur in functie van kostprijs, vermoedelijk aantal aanwezigen en langetermijnvisie.

Alle overschotten, zowel geldelijke als materiële, zullen als toevallig beschouwd worden en zullen steeds op termijn terugvloeien naar de leden in de vorm van verlaagde inschrijvingsgelden of gratis drams op clubactiviteiten. Uitstappende of geschrapte leden kunnen hier in geen geval aansprak op maken. Er kan ook geen enkele schadeloosstelling geclaimd worden voor vrijwillig aangekochte clubkleding of al betaalde lid- of inschrijfgelden. Puur om de werking van de club mogelijk te maken is er steeds een onbepaald vlottend activa aanwezig om o.a. tastings voor te financieren. De toevallige aanwezige waarden zijn steeds voor alle leden in te kijken op de jaarlijkse algemene ledenvergadering. De rekeningen worden beheerd door de penningmeester en één additioneel bestuurslid; de overige bestuursleden en leden hebben steeds inzicht in de rekeningen.

Op de jaarvergadering, te plannen in de eerste maand van het jaar, zal het bestuur aan de leden steeds een stand van zaken weergeven. Zowel wat betreft financiën, voorbije werking, komende werking en varia. Hier kunnen leden ook bedenkingen en advies delen met het bestuur, zoals na elke tasting of evenement.

Voor kosten gemaakt door (bestuurs)leden ten behoeve van de werking van de club moet er steeds een kasticket of officieel document aan de penningmeester overhandigd worden.

Elk lid krijgt in het begin van elk jaar een activiteitenprogramma. De persoonlijke uitnodiging voor tastings en andere clubactiviteiten wordt in principe minstens 3 weken op voorhand verstuurd. Ieder lid engageert zich ertoe om tijdig op de geplande activiteiten in te schrijven, in voorkomend geval het inschrijvingsgeld te betalen en aanwezig te zijn. De inschrijving is pas definitief na ontvangst van het inschrijfgeld op de clubrekening.
Zoals door alle leden geweten zijn er meer leden dan beschikbare plaatsen op tastings.

Na het uitsturen van uitnodigingen voor tastings krijgen leden 7 dagen ‘voorsprong’ op niet-leden om in te schrijven. Na die periode wordt de uitnodiging ook naar niet-leden verstuurd en geldt de regel van volgorde van inschrijving.
Het inschrijfgeld dient 3 dagen voor de tasting op de clubrekening te staan. Daarna kan alleen nog telefonisch of per email (info@thefinestnotes.be) ingeschreven worden, op voorwaarde dat de tasting niet volzet is.

Zonder voorafgaande kennisgeving of betaling wordt niemand tot de tasting toegelaten. Is een tasting volzet dan geldt de volgorde van inschrijving door overschrijving. Leden of niet-leden die te laat waren krijgen het inschrijfgeld teruggestort.

Indien flessen door Clubleden aan dramprijs in de line-up van een tasting geplaatst worden, kan de eigenaar van de flessen beslissen hoeveel drams er uit iedere fles mogen geschonken worden. Dit kan impliceren dat het aanwezige aantal deelnemers lager kan zijn dan de maximumcapaciteit.

Het tijdig aanwezig zijn op activiteiten en op tastings in het bijzonder, dwz 15min voor aanvang van de activiteit, is essentieel, aangezien de club gebruik mag maken van de tastingruimte van Drankenshop Broekmans én uit respect voor de gastspreker en de andere aanwezigen. Wanneer je door uitzonderlijke omstandigheden toch verwacht wat later aan te komen, wordt verwacht dat je een bestuurslid telefonisch waarschuwt zodat er kan afgesproken worden wat je dient te doen wanneer je aankomt.

Eén dram op een tasting is 2cl, tenzij anders vermeld.